信用を失わない約束の時間を守れる人になる時間管理の3手法とは

約束の時間を守れない人は信用されない人

皆さんの会社では、集合時間に参加者が必ず間に合うように集まることが徹底的できているでしょうか？そんなの当たり前という人がほとんどだと思いますが、会社の中には時間を守ることに対してルーズな人が結構いたりすると思います。特に考えられないのが、企業体質としてなのか時間にルーズな会社です。

決められた業務時間内に生産性を高める上で、時間を有効活用すること、時間を守るということは重要なことだと思います。それを個人で実現するだけでなく、組織としても実践していくことが良い企業を目指すうえで重要だと思います。

確かに自分自身や組織にとっての時間管理も大切なのですが、ビジネスの場合は他社との関係の中で時間を守る必要があります。人との信頼関係を構築するのは非常に時間がかかります。しかし、信頼や信用を失うのは一瞬です。特に約束した時間を守れない人は信用されません。

組織を運営する上で、その個人個人の状況を管理するのは非常に困難です。結局は、以下のようなことを会社としてルールのように守ってもらうことが必要だと思います。もちろん、時間を守れる管理職育成を始まりとして、順番に全ての社員に意識を付けられるようにすることです。

日本の職場であれば、時間を守って当然と言う意識があって当たり前かと思います。それは、幼稚園や小学校、中学校などの集団生活を経験することで自然と身につくものかと思います。

一方で、時間を守ってきた人が全てではないかもしれません。環境によっては、時間は多少守らなくても良いと考えて育った人もいるかもしれません。ケースバイケースです。

ですが、自分の組織で時間を守ることが絶対であれば、何故に時間を守って欲しいのかを説明する必要があり、時間を守らないことで、どのようなデメリットが生じるかを一から説明し、各自にこれまでを振り返ってもらうことが大切だと思います。

管理側の一番よくある問題として、時間は守るものという勝手な考えであり、遅れる人は駄目な人と決めつけることです。ですが、駄目と決めつける前に、改善できるように取り組むことが大切です。逆に改善できない管理者にも問題はあると思います。

例えば会議を開催する場合には、会議の始まる少し前に、会議室の場所と何分後に会議を始めるかを、会議に参加するひとたちに声をかけるなど、自分から取り組みを作ることが大切です。

確かに、毎回声がけしていくは大変だと思いますが、集まる時間が守れるようになってきたら、自発的に会議に参加するように、意識を付けさせることも大切かと思います。

他にも時間を守れる習慣作りとして、毎月の目標を掲げて遅刻ゼロを皆で共有するなど、ある程度の強制も必要になってくるのかもしれません。大切なことは何度も言わないと相手にはなかなか伝わらないものだと思います。

よくあるのは、会議の参加者が多すぎるので、時間通りに参加できない人が続出することです。参加者の中には不測の事態に対応するため、時間通りに会議に参加できないこともあります。そのため、以下のような仕組みを事前に作っておくことも大切だと思います。

組織として人数が多くなればなるほど、統率するのも難しくなると思います。そうなれば、ある意味、各社員の状況を全て管理できるような仕組みも必要となります。

そのために、簡単に連絡が取れるようなコミュニケーションツールを導入するなど、ITツールの活用も必要かもしれません。社外にいても、電話で会議に参加できるなど、柔軟な対応ができることも検討の余地があると思います。

他にも、出社の時刻を守れない人が多いなら、遅刻を1年間1度もしなかった人にはインセンティブを出すなど、その組織ごとに敵した仕組みも効果があると思います。

守れないことに対して罰則を与えるだけでなく、守ることに対して表彰するような仕組みも場合によっては良い効果を生むと思います。

海外では時間にルーズな人が多くいます。その理由に色々あります。

ですから、仮に時間を守らない相手がいたとしたら、相手は知らなかっただけと思って、一から何度も約束の時間は守るべきだと、繰り返し言う必要があるかもしれません。

出来ないからと言って、最初からアホやなどと罵倒する前に、日本の風習と海外の風習の違いを受け入れて、自分の目指す方向に導く必要があると思います。

タイで働いている人は理解できると思いますが、客先訪問の際に、豪雨の影響で道が渋滞し、約束の時間に到着できないというようなことは多々発生します。実際に本当に良くあります。このような場合には、ある程度、仕方ないと理解することも時には必要かもしれません。

一方で、移動する前にはかなり時間に余裕を持って行動するなど、意識を日本と違った持ち方を身に付けるなど、海外用の行動を考えることも大事です。海外で働いていると、日本とは違って寛容に応対することや、相手のミスを許容することも人との関係構築において重要なことです。

でも遅刻は厳禁だからと言って、余裕を持って出発すると、訪問先に約束の30分以上前に到着してしまい、どうしようかと悩むことも多いです．．．。