残業をなくす目的とは？
多くの社員が遅くまで残業する習慣が慢性化しているのは、組織の運営が上手くいっていないアラートの1つです。残業が常習化することで、色々なデメリットが生じてしまいます。
以下のようなデメリットが社員や組織においてありえるため、残業はなくすことが求められます。
- 社員の肉体的および精神的な疲労が高まる
- 社員のワークライフバランスの乱れにつながる
- 多忙を負担に思う社員の離職につながる
- 無計画な残業による問題や課題が明確にならない
では、残業自体をなくすためには、どのような仕組みが必要でしょうか。仕組みとしては、ルール作りによる管理が重要化と思います。
仕組みを作って残業をなくす
社内で「残業をなくしましょう！」と呼びかけても、簡単に残業がなくなる訳ではありません。取り組みとしては良くても、残業をなくすための仕組みがないと、なかなか思うように事は運ばないものです。
そのため、社内で日常的に行われている業務内容に目を向けて、それが改善できるような仕組みを作ることです。
仕組みを作ることで、上手くいくこともあれば、失敗することもあります。上手くいった場合は良いのですが、上手くいかなかった場合には原因をしっかり分析することです。
よく例えとして、プロ野球の元監督として有名な野村克也氏の言葉を私は使いますが、「勝ちに不思議な勝ちあり、負けに不思議な負けなし」という言葉です。
営業でもマーケティングでも、しっかりとした計画があれば、失敗したときの分析が容易にできるものです。これと同じで、業務を長くための計画を仮説と共にしっかりと立てて、仕組みにすることで改善が可能になります。
管理職として残業をなくす取り組み
では、具体的な仕組みにはどのようなものがあるでしょうか。
無駄な会議をなくす会議運営の仕組み
一般的に、日常の業務において時間を要してしまいがちなのが会議です。会議の進め方によっては、ダラダラと無駄話の多い非効率な時間を過ごしてしまいがちです。そこで、以下のような会議を効率化する仕組みはいかがでしょうか？
何も決定事項がない会議が開催されるようなことは、まず開催されるべきではありません。必ず議題を事前に明確にし、参加者を招集して会議を開くことが必要です。
そして、会議では以下のような取り決めが重要になります。
- 議事録のフォーマットを決める
- 議事のテーマと現状の課題を明示する
- メールで会議開催までに参加者に情報共有する
- 決定事項を明記する
- 誰が担当するのか、いつまでに完了するの決定する
会議で必ず上記のようなルールを仕組みとして作り、実際に運用するだけで会議が効率化すると思います。
チームメンバーと業務内容の情報共有
業務内容のチームメンバーに振り分けることで、組織として仕事を効率的に進めることが会社組織だと思います。ただ、時には一部のメンバーに業務が偏ってしまい、結果としてその人たちの残業が多くなってしまうこともありえます。
そのため、現状のチーム内の業務の負荷状況を把握し、その原因に応じた対策を採ることが必要です。これも簡単なルールを仕組みとして作っておけば、早い改善が可能になり、結果的に残業をなくすことに繋がるといえます。
- 各タスクを担当する人員配置を見直す
- 人員が不足している場合は、人員を補強する
- 業務のタスクには優先度をつけて取り組む
- 不必要に開催される会議をなくす
現状を把握して改善案を考えることは確かに面倒に感じるかもしれませんので、つい残業を放置してしまいがちです。ですが、残業は最終手段です。先ずは、残業以外で改善できる方法を習慣化できれば、少しずつ部下たちも残業改善に意識が向くと思います。
残業によって体調不良になると本末転倒
残業が常習化することで、体調不良になることが一番良くないと思います。そのためには、管理職は部下の体調面も管理する上で、残業をなくす取り組みが必須です。
実際の職場では、残業をなくすことで管理職としての評価が上がることは少ないかもしれません。ですが、生産性の高い職場を作る基礎として、残業の無い組織作りを心がけるべきことだと思います。また、普段から残業が無いような状況を生み出せていると、突発的な緊急の業務に対応しなければならないときでも、対応する余裕が生まれると思います。
自分自身の反省を込めてですが、残業をなくして定時に帰宅しても、毎日遅くまで飲んだくれていると意味ないですよね．．．。
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